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Listes des tâches, engagement pour la RacebikeCho

Delémont, le 28 mars 2016

Chers Membres du VTT Club Jura
Vous recevez ci-joint l’invitation à vous engager comme membre-bénévole à l’un ou plusieurs des postes nécessaires à l’organisation de notre manifestation, la course de VTT « Racebikecho » qui se déroulera le dimanche 24 avril prochain. D’avance, je vous remercie pour votre engagement généreux à ce que cette course de déroule, comme les 2 premières éditions, dans des conditions optimales. Pour cela, il faut du monde et plus il y en aura, plus le travail sera dilué entre tous, c’est évident.

Vous êtes invités à annoncer votre engagement en vous rendant sur le site internet de la course. Pour cela rien de plus simple:

  1. Aller sur 

http://vttclubjura.ch/racebikecho/benevoles/ 

  1.  Cliquer 

Liste d’inscription

  1. Taper votre nom et vos coordonnées dans le tableau (n’oubliez pas la pâtisserie !). Plusieurs entrées sont possibles !!!
    Si vous préférez, vous pouvez aussi remplir le tableau annexé ci-dessous et me le retourner par email ou par courrier postal ou encore me téléphoner.

Explications sur les postes

Les horaires indiqués dans le tableau le sont à titre indicatif. Dans la mesure des possibilités et des besoins, des relèves, rotations ou renforcements seront organisés. Merci de demeurer flexibles et disponibles pour épauler d’autres secteurs le cas échéant. Si vous n’êtes pas disponible entièrement pour la durée indiquée, merci de m’en informer, j’organiserai votre engagement en conséquence.

Par rapport, à l’année dernière, il n’y a pas de grands changements à l’exception de l’horaire des courses enfants ce qui engendre quelques modifications à l’horaire d’engagement des bénévoles en sécurité du parcours. En effet, les courses des catégories Rock et Mega se dérouleront en début d’après-midi sur le secteur des courses adultes. Pour cette raison, la sécurité sur le parcours sera assurée jusqu’en milieu d’après-midi. Le démontage du balisage se fera ensuite.

VENDREDI (fin après-midi)

Transport matériel Le vendredi soir, une équipe se rendra au local du club à l’abri PC de Vicques et chargera sur camion le matériel nécessaire qui sera transporté et déchargé sur le site de la course au Château du Domont à Delémont.

SAMEDI (8h-12h env.)

Balisage Parcours Sous la direction du responsable des parcours, rubalise et autre matériel de course seront posés sur le parcours. Si possible, les mêmes personnes engagées ici le samedi travaillent le dimanche en « Sécurité Parcours ».

Montage Installations Il s’agit de poser les bâches publicitaires de nos sponsors, préparer le podium de remise des prix, recouvrir les tables restaurant, etc…

Balisage Parcours Kids Pose de piquets, rubalise et des obstacles du parcours d’Agilité

DIMANCHE

Parking Nous renonçons cette année à déléguer cette tâche aux « Parqueurs du Jura » l’expérience n’ayant pas été très concluante. Nous planifions 4 personnes entre 7.30 et 13.00, ce qui doit permettre d’assurer le service de parcage pour réguler l’arrivée des voitures amenant les enfants aux courses et le départ des voitures quittant le site en fin de matinée. Dans la mesure du possible, des relèves seront organisées.

Bureau des Inscriptions

Il s’agit de distribuer les plaques de cadre et puces de chronométrage aux coureurs et d’encaisser les inscriptions sur place. Contrôle des licences et remise des prix souvenir. L’intensité du travail fluctuera en cours de journée, merci d’être disponible si vous vous inscrivez ici pour renforcer temporairement un autre poste qui en aura éventuellement besoin, pour faire une pause par exemple (parking, ravitaillement, vente de pâtisserie, course Agility).

Sécurité Parcours

Il s’agit d’être présent aux postes indiqués par le responsable des courses pour aider les coureurs, maintenir le balisage en état. En cas d’accident, alerter le dispositif de premiers secours. Vu le nouvel horaire, l’engagement à ce poste est prolongé par rapport à l’année dernière. Dans la mesure des disponibilités, je m’efforcerai d’organiser des relèves avec les personnes devenues disponibles, engagées préalablement sur d’autres postes.

Ravitaillement

Dans la zone de départ/arrivée, les coureurs reçoivent boisson et nourriture. Il s’agit ici de préparer les produits et de présenter les gobelets pendant la course aux coureurs qui les saisissent au vol. Ce poste est idéal pour des enfants de l’Ecole de VTT qui seront encadrés par 1 ou 2 adultes.

Vente Pâtisserie Cette vente est très appréciée par nos hôtes et cela rapporte aussi un revenu intéressant. Une relève plus fréquente pourra être organisée.

Aide courses Agility Pour que ces courses se déroulent de manière efficace et expéditive, il faut 14 personnes : 8 juges aux obstacles et 6 coureurs-scribes. Comme ces courses sont rapidement effectuées, il est possible de renforcer ou remplacer quelqu’un sur un autre secteur, avant et/ou après. Les parents des enfants membre de notre école sont cordialement bienvenus à s’engager à ce poste.

Démontage Dès que la dernière course et cérémonie protocolaire ont eu lieu, nous rangeons le matériel et les déchets. Merci de vous mettre à disposition pour que nous puissions tous, le plus rapidement possible, boire ensemble un verre de l’amitié bien mérité.

Encore une fois, au nom du comité d’organisation, je vous remercie de nous soutenir et de prendre part au déroulement de notre manifestation sportive. A cette occasion, nous pouvons donner de notre club une image positive et prouver notre compétence d’organisateur d’un événement sportif majeur. Des informations complémentaires vous seront fournies dans la semaine du 18 avril. D’ici là, je vous adresse mes meilleures salutations sportives.

Thierry Bouquard Président du comité d’organisation 079 7690421

Post scriptum:

Participation des membres du club à la course comme compétiteurs

Le VTT Club Jura étant organisateur de cette manifestation, il est attendu de chaque membre qu’il apporte sa contribution comme bénévole à son bon déroulement. Dans la mesure où l’occupation des postes nécessaires durant la course est assurée et que les membres compétiteurs s’engagent avant et après la course, le comité d’organisation ne voit pas d’inconvénient à ce que certains membres participent à la course.

RaceBikeCho 2016 – Liste des bénévoles

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